Persoonsgegevens van docenten

Toepassingsbereik

Deze subprivacyverklaring moet gelezen worden in samenhang met de algemene privacyverklaring van de SBO en is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van docenten door de SBO.
De SBO verwerkt persoonsgegevens van de door haar in te huren docenten ten behoeve van een goede en doelmatige dienstverlening aan u als docent van de SBO.
De SBO respecteert de privacy van haar docenten en zorgt ervoor dat de manier waarop binnen de SBO met docentengegevens wordt omgegaan overeenstemt met de geldende regelgeving. In deze privacyverklaring voor docenten informeren wij u als docent, in aanvulling op de algemene privacyverklaring, specifiek over de wijze waarop met de persoonsgegevens van docenten wordt omgegaan, voor welke doeleinden en op welke grondslagen persoonsgegevens van docenten worden verwerkt, hoe deze persoonsgegevens worden verwerkt, welke rechten u hebt als uw persoonsgegevens worden verwerkt en waar u met vragen of verzoeken over uw privacy terecht kunt.

Welke persoonsgegevens wij van u als docent verwerken
Persoonsgegevens van docenten die wij verwerken zijn:
• Contactgegevens (naam, woonadres, e-mailadres, telefoonnummer);
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Titel en beroep;
• Zakelijke contactgegevens (naam bedrijf, postadres, telefoonnummer);
• In voorkomende gevallen uw BurgerServiceNummer;
• Dieetwensen;
• Uniek registratienummer;
• Correspondentie- en interactiegegevens (mails, brieven, berichten of andere
   informatie die wordt uitgewisseld wanneer u contact opneemt met ons of wij
   met u);
• Financiële gegevens, zoals bijvoorbeeld uw bankrekeningnummer (IBAN).

In de meeste gevallen betreft het gegevens die wij rechtstreeks van u hebben verkregen. Soms ontvangen wij ook persoonsgegevens via derden, voor zover dat in overeenstemming is met de wet of indien u daar expliciet toestemming voor hebt gegeven.

Doelen van verwerking

Doelen waarvoor de SBO persoonsgegevens van docenten verwerkt zijn:
• Organisatie, planning en uitvoering van het onderwijs;
• Het begeleiden van docenten;
• Het informeren van docenten over relevante zaken aangaande studie – en
  docentenvoorzieningen of andere onderwijs gerelateerde onderwerpen;
• Het reageren op door u gestelde vragen;
• Het behandelen van klachten en geschillen;
• Het verbeteren van de kwaliteit van ons onderwijs en onze dienstverlening;
• Het berekenen, vastleggen en uitbetalen van verschuldigde bedragen;
• Het voeren van administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht, het doen uitoefenen van accountantscontrole.
Uw persoonsgegevens zullen niet zonder uw toestemming verder worden verwerkt voor een doel dat niet met voornoemde doelen verenigbaar is, tenzij er sprake is van een wettelijke uitzonderingsgrond.

Indien u bepaalde persoonsgegevens niet verstrekt, kan dit tot gevolg hebben voor de uitvoering van de overeenkomst door de SBO, zoals de toegang tot de digitale leeromgeving, de betaling van verschuldigde bedragen.

Grondslagen voor verwerking

De verwerking van voornoemde persoonsgegevens is gebaseerd op een van de navolgende grondslagen:
• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij
  u partij bent, of om op uw verzoek voor de sluiting van een overeenkomst
  maatregelen te nemen;
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die
   op ons rust;
• U hebt toestemming gegeven voor deze verwerking van uw persoonsgegevens;
• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde
  belangen van ons of van een derde, behalve wanneer de belangen of de
  grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot de
  bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen,
  met name wanneer betrokkene een kind is.
• De verwerking is noodzakelijk om een taak van algemeen belang of aan ons
   opgedragen openbaar gezag te vervullen;
• De verwerking is noodzakelijk ter bescherming van uw vitale belangen of de
   vitale belangen van andere personen.

Uitwisseling met derden

Het kan voorkomen dat de SBO uw gegevens in het kader van de uitvoering van haar taken deelt met derden. Soms zijn wij daartoe verplicht op grond van geldende wet- en regelgeving en soms komt het voor dat wij derde partijen verzoeken om ons te ondersteunen bij het verwerken van uw gegevens voor de doeleinden die hiervoor zijn genoemd. De SBO verstrekt persoonsgegevens in elk geval aan:
– het Centrum voor Postacademisch Juridisch Onderwijs (CPO), onderdeel van de
  Radboud Universiteit. Het CPO verzorgt voor ons het onderwijs en het
  management van de SBO.
– de Examencommissie Octrooigemachtigden indien u werkzaamheden verricht
  voor het Examen Octrooigemachtigden.
In voorkomende gevallen kan de SBO ook aan andere dan voornoemde derden persoonsgegevens verstrekken, zoals bijvoorbeeld voor het gebruik van ICT-applicaties.
Als de SBO uw gegevens deelt met een derde die de gegevens in opdracht van de SBO verwerkt, dan sluiten wij met die derde een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de eisen van de geldende privacyregelgeving.
Wij zullen uw gegevens niet delen met derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken, tenzij dat nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of u daarvoor toestemming hebt verleend. Ook zullen wij uw gegevens nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
Indien er sprake is van verwerking van persoonsgegevens door een derde buiten de Europese Economische Ruimte, dan worden maatregelen getroffen om een passend beveiligingsniveau te kunnen waarborgen.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij bepalen de bewaartermijn waar mogelijk op basis van de wet- en regelgeving.  Het bestuur heeft voor uw gegevens de volgende bewaartermijnen vastgesteld:
1. Door u verstrekte persoonsgegevens
    Deze gegevens worden vernietigd 5 jaar na de afronding van uw activiteiten
    voor de SBO. Deze gegevens kan de SBO nog nodig hebben voor bijvoorbeeld
    een lustrumviering.
2. Individuele evaluatie-uitslagen
    Deze gegevens worden vernietigd 2 jaar na de bijeenkomst.  De SBO evalueert
    alleen nieuwe docenten en onderdelen individueel.
3. Correspondentie algemeen
    5 jaar na verzending.
4. Financiële gegevens (inclusief eventueel BSN)
    Deze gegevens worden vernietigd na 7 jaar.  Er geldt een wettelijke termijn
    van 7 jaar.
5. Studiegidsen waarin u als docent wordt vermeld
    Deze gegevens worden bewaard. De SBO moet kunnen nagaan welke
    studiegidsen per deelnemer hebben gegolden.
6. Bestuurs-stukken waarin u als docent wordt vermeld
    Deze gegevens worden bewaard in verband met de mogelijkheid voor de SBO
    om beleidsbeslissingen terug te zoeken.
Zijn er wettelijke of overeengekomen termijnen die uiteen lopen, dan wordt de langste bewaartermijn gehanteerd.
Mocht u willen dat uw persoonsgegevens eerder worden verwijderd, dan is dat onder bepaalde omstandigheden mogelijk. Zie ook de informatie onder het kopje ‘correctie- en verwijderingsrecht’.